Knowledge base software per SharePoint
Knowledge base software per SharePoint: chi scrive le pagine?
SharePoint dà una struttura alla knowledge base, e Copilot in SharePoint può redigere una pagina quando qualcuno gliela chiede. Le pagine però devono pur venire da qualche parte: di solito da una persona che ha anche un altro lavoro. Questa pagina parla proprio di questo: chi le scrive. SecondBrain 365 è un agente AI dentro il tuo Microsoft 365: scrive e aggiorna le pagine a partire da email, riunioni Teams e chat.
La risposta breve
Se la tua azienda lavora su Microsoft 365, il contenitore per una knowledge base c'è già: SharePoint ti dà un sito, pagine conservate nella raccolta Pagine del sito, notizie, navigazione, permessi dal gruppo del sito, cronologia delle versioni e, se lo vuoi, un passaggio di approvazione prima che una pagina venga pubblicata. La maggior parte degli strumenti venduti come knowledge base software per SharePoint aggiunge altre cose dello stesso tipo: modelli, categorie, promemoria di revisione, una ricerca migliore.
Niente di tutto questo scrive le pagine. Qualcuno deve comunque accorgersi che è stata presa una decisione in una riunione o in un'email, aprire il sito, trasformarla in una pagina e tornarci quando la decisione cambia. Copilot in SharePoint fa risparmiare tempo nella scrittura: redige una pagina quando una persona gliela chiede. Un software che scrive la knowledge base parte più a monte: dalle conversazioni in cui la conoscenza nasce.
Stai ancora decidendo la struttura? Siti, modelli, categorie e navigazione sono trattati su intranet.ai, il nostro prodotto gemello per le intranet SharePoint: strutturare una knowledge base nella tua intranet SharePoint e come funzionano le pagine FAQ in una intranet SharePoint. Questa pagina dà per scontato che la struttura ci sia, o che ci sarà presto.
Chi fa cosa in una knowledge base su SharePoint
Una knowledge base «automatizzata» può voler dire tre cose diverse: il passaggio di approvazione intorno a una pagina, una bozza scritta su richiesta, o la scrittura stessa mentre il lavoro va avanti. SharePoint, Copilot in SharePoint e SecondBrain 365 coprono ciascuno una delle tre.
SharePoint- Copilot in SharePoint
- SecondBrain 365
- La struttura
- La imposti tu: un sito, pagine nella raccolta Pagine del sito, notizie, navigazione
- Copilot in SharePoint: Crea siti, pagine, elenchi e raccolte a partire da un prompt
- Usa un sito SharePoint di tua proprietà, organizzato secondo regole che scrivi in linguaggio naturale
- Chi scrive una pagina
- Un membro del sito con permessi di modifica
- Copilot in SharePoint: Copilot la redige quando qualcuno lo chiede
- L'agente, mentre il lavoro si svolge
- Da dove viene il contenuto
- Da ciò che l'autore sa, o che copia da altre parti
- Copilot in SharePoint: Da un prompt e, se vuoi, dai file che gli fornisci
- Dalle email, dalle riunioni Teams, dalle chat e dai documenti in cui viene coinvolto
- Quando un fatto cambia
- Qualcuno deve accorgersene e modificare la pagina. La cronologia delle versioni mostra chi l'ha cambiata, e quando
- Copilot in SharePoint: La funzione «Migliora questo sito» segnala pagine che nessuno visualizza o modifica, ricerche senza risultati e link interrotti. Confrontare una pagina con informazioni più recenti: Microsoft non lo descrive
- Aggiorna la pagina con quello che gli mostri, e chiede al team su Teams quando qualcosa di nuovo la contraddice
- Cosa ti serve
- Microsoft 365
- Copilot in SharePoint: Una licenza Microsoft Copilot. In anteprima
- Microsoft 365 con Teams e SharePoint. Demo su richiesta
Fonti: Microsoft, pagine moderne, approvazione delle pagine con Power Automate, versioni delle pagine, creazione di contenuti con Copilot in SharePoint, Migliora questo sito e Copilot in SharePoint (anteprima).
La riga su cui mettere alla prova qualunque strumento è «Quando un fatto cambia». Una pagina aperta ogni giorno può dire ancora quello che valeva il mese scorso, e né le visualizzazioni né le ricerche lo diranno mai. Il segnale che è sbagliata sta in un'email o in una riunione: per questo la scrittura deve partire da lì.
Due domande collegate: cosa diventa ogni parte di Confluence in SharePoint (lasciare Confluence senza uscire da Microsoft 365) e cosa resta delle pagine degli argomenti che Viva Topics teneva su SharePoint.
Cinque domande da fare a qualunque knowledge base software per SharePoint
Prima di confrontare le funzionalità, scopri quale parte del lavoro fa davvero lo strumento: organizzare o scrivere. La maggior parte risponde alla prima domanda con «organizza».
- Scrive le pagine, o organizza pagine scritte da qualcun altro?
- Modelli, categorie e promemoria di revisione rendono una knowledge base più ordinata, non più ricca. Se la risposta è «organizza», il tempo per scrivere devi metterlo in conto a parte.
- Dove stanno le pagine?
- Sul tuo sito SharePoint, o nel sistema del fornitore, che in SharePoint mostra solo un riquadro. Solo nel primo caso restano come sono i tuoi permessi, la conservazione e la ricerca, e le pagine restano tue se smetti di pagare.
- Da dove prende le informazioni?
- Dalle pagine già presenti sul sito, dai file che qualcuno carica, o dalle conversazioni in cui si decidono le cose. Una knowledge base è aggiornata quanto lo è la sua fonte, non di più.
- Cosa succede quando un fatto cambia?
- Lo strumento se ne accorge? E chi decide quale versione è quella giusta? Uno strumento che sovrascrive senza chiedere è rischioso quanto uno che non aggiorna mai.
- Una persona può controllare prima e dopo?
- Un passaggio di approvazione prima che qualcosa venga pubblicato, e pagine che chiunque abbia i permessi può ancora modificare a mano.
Con o senza un software, alcune abitudini mantengono le pagine affidabili: vedi cosa mantiene affidabile una knowledge base senza comprare software nuovo.
Dove entra in gioco SecondBrain 365
Un autore con il suo account Microsoft 365
L'agente ha una propria identità e una propria email aziendale nel tuo Microsoft 365: lo metti in copia in un'email, lo inviti a una riunione Teams, lo aggiungi a un gruppo Teams o condividi con lui un documento. Da quello che gli mostri scrive e aggiorna pagine su un sito SharePoint del tuo tenant, seguendo regole che scrivi in linguaggio naturale, collega le pagine correlate ed evidenzia le persone, i clienti e gli acronimi che vi compaiono.
Quando qualcosa di nuovo contraddice una pagina, chiede al team su Teams quale versione vale. Puoi richiedere un'approvazione prima che venga scritta qualunque cosa, e ogni pagina resta una normale pagina SharePoint che chiunque abbia i permessi può modificare.
Conosce solo le conversazioni in cui viene coinvolto. Una decisione presa in corridoio arriva sulla pagina quando qualcuno la mette per iscritto dove l'agente può leggerla.
Approfondisci i quattro modi per coinvolgere l'agente nel tuo lavoro, una knowledge base IT scritta a partire dalle risposte che il service desk già invia e perché anche un'AI che risponde ha bisogno che qualcosa venga scritto.
FAQ
Domande sul knowledge base software per SharePoint
Sì, e se sei su Microsoft 365 hai già ciò che serve: siti, pagine, notizie, ricerca, permessi e cronologia delle versioni. Quello che SharePoint lascia a te è scrivere le pagine e tenerle aggiornate — ed è lì che si arena la maggior parte delle knowledge base su SharePoint.
Le istruzioni di Microsoft per le raccolte di pagine wiki e per il sito Enterprise Wiki sono scritte per SharePoint Server 2016 e 2019. In SharePoint in Microsoft 365 le pagine sono pagine moderne conservate nella raccolta Pagine del sito, e una knowledge base in stile wiki si costruisce con quelle, collegate dalla navigazione del sito.
Può redigere un sito, una pagina o una sezione quando qualcuno lo chiede, a partire da un prompt e, se vuoi, da file che fornisci. I suggerimenti di «Migliora questo sito» segnalano le pagine che nessuno visualizza o modifica, i link interrotti e le ricerche senza risultati. Richiede una licenza Microsoft Copilot ed è in anteprima. Microsoft non descrive un Copilot che scrive da email o riunioni, né che confronta una pagina con informazioni più recenti: è ancora una persona a decidere che serve una pagina.
Power Automate può automatizzare il processo intorno a una pagina, come l'approvazione prima della pubblicazione. Cambiare ciò che una pagina dice richiede una fonte di informazioni nuove. SecondBrain 365 le prende dalle email, dalle riunioni Teams, dalle chat e dai documenti in cui viene coinvolto, e quando qualcosa di nuovo contraddice una pagina chiede al team quale versione vale invece di decidere da solo.
Su un sito SharePoint nel tuo tenant Microsoft 365. Sono pagine normali: puoi modificarle, riorganizzarle o eliminarle, e se smettessi di usare SecondBrain 365 resterebbero esattamente dove sono.
No. Scrive pagine in un sito SharePoint; non fornisce la home page, le notizie o la navigazione di una intranet. Se hai già una intranet su SharePoint, la knowledge base che scrive le sta accanto, con gli stessi permessi e la stessa ricerca.