Knowledge sharing
Come funziona il knowledge sharing tra team quando nessuno pubblica niente
Dentro un team la conoscenza si condivide tutto il giorno, in thread, riunioni e chat. Il problema è chi sta fuori: non vede quelle conversazioni e non sa nemmeno che ci sono state. SecondBrain 365, un agente AI dentro il tuo Microsoft 365, trasforma quelle conversazioni in pagine che gli altri team possono leggere.
A cosa serve una piattaforma di knowledge sharing
Una piattaforma di knowledge sharing è un software per la condivisione della conoscenza: fa arrivare ciò che una persona o un team sa ai colleghi che ne hanno bisogno — decisioni, procedure, risposte, contesto — invece di lasciarlo in una casella di posta, in una riunione o nella testa di qualcuno.
Come passa la conoscenza da un team all'altro? In breve, per una di tre strade. Qualcuno chiede a una persona che sa; qualcuno la pubblica per tutti; oppure viene scritta dove si lavora, come sottoprodotto del lavoro. Quasi tutte le piattaforme sono pensate per la seconda strada. Quasi tutta la conoscenza viaggia sulla prima. Questa pagina spiega il motivo, e cosa serve perché la terza funzioni.
Perché la conoscenza resta dentro il team
Nessuno se la tiene per sé. Viene condivisa con chi c'era già, e si ferma lì, al confine del gruppo.
49%
degli sviluppatori si trova spesso a rispondere a domande a cui ha già risposto. Dentro il team, la stessa conoscenza viaggia di continuo, una persona alla volta.
Stack Overflow Developer Survey 2024 — circa 28.700 rispondenti
45%
dice che i silos di conoscenza gli impediscono di far arrivare le proprie idee al resto dell'organizzazione. Fuori dal team, la stessa conoscenza non viaggia affatto.
Stessa indagine, stessi rispondenti
E con la distanza i muri diventano più spessi. Quando Microsoft ha studiato email, calendari, chat e chiamate di 61.182 dei propri dipendenti negli Stati Uniti nella prima metà del 2020, ha scoperto che il lavoro da remoto esteso a tutta l'azienda aveva reso la rete di collaborazione più statica e più chiusa in silos, con meno ponti tra le sue parti. La conclusione degli autori: per i dipendenti diventa più difficile acquisire e condividere informazioni nuove attraverso la rete.
Fonti: Stack Overflow, 2024 Developer Survey (il campione è di sviluppatori software, non di tutti i dipendenti); Yang et al., Nature Human Behaviour, 2021.
Tre strade tra un team e l'altro, e dove si blocca ognuna
Ogni organizzazione le usa tutte e tre. La domanda è su quale fai affidamento.
Qualcuno chiede a qualcuno
«Chi sa a che punto è la migrazione UE?» Dopo due inoltri, risponde la persona giusta.
Funziona
Per tutto ciò che è complesso. Una conversazione porta con sé giudizio e contesto che nessuna pagina ha.
Si blocca
Quando non sai a chi chiedere, o non sai nemmeno che ci sia qualcosa da chiedere. E chi sa risponde alla stessa domanda per la quinta volta.
Qualcuno la pubblica
Dopo la decisione, qualcuno la mette per iscritto sulla intranet per tutti gli altri.
Funziona
Una volta che esiste. Chiunque la trova, a qualsiasi ora, senza interrompere nessuno.
Si blocca
Alla scrittura. È la stessa conoscenza spiegata una seconda volta, per lettori che l'autore non ha mai incontrato, ed è il primo compito che salta in una settimana piena.
Scritta mentre si lavora
La decisione viene registrata a partire dalla riunione in cui è stata presa, il giorno stesso.
Funziona
Nessuno scrive niente due volte, e la traccia esiste prima che qualcuno fuori dal team ne abbia bisogno.
Si blocca
Qualcuno deve decidere quali conversazioni contano. E quello che resta scritto è cosa è stato deciso, non come si fa la parte difficile: per quella serve ancora una persona.
Quasi tutti gli strumenti di knowledge sharing sono un posto migliore in cui pubblicare. Servono alla seconda strada, e solo dopo che qualcuno ha fatto il lavoro di scrittura, che è proprio il passaggio che si blocca. Se i tuoi team condividono già attraverso un wiki e stai valutando di spostarti dentro Microsoft 365, è un'altra questione: sostituire Confluence come spazio di condivisione.
Cosa porta una pagina a un altro team, e cosa no
Mettere le cose per iscritto risolve il problema di trovarle. Non risolve tutto il passaggio di conoscenza.
Una pagina porta
Cosa è stato deciso, quando, da chi e con quali parole. Abbastanza perché qualcuno di un altro team possa agire, o capire che c'è qualcosa da chiedere, e a chi.
Una pagina non porta
Il giudizio dietro una scelta difficile, o come si fa una cosa complessa. Quello passa ancora da persona a persona, tra chi lavora abbastanza vicino da poterlo spiegare.
Le ricerche sui team di prodotto hanno trovato la stessa distinzione. In uno studio su 120 progetti di sviluppo prodotto in 41 divisioni di una grande azienda di elettronica, i contatti occasionali con altre unità aiutavano i team a trovare in fretta la conoscenza utile, ma li rallentavano quando la conoscenza era complessa: per trasferirla serviva un rapporto di lavoro stretto (Hansen, Administrative Science Quarterly, 1999). Una pagina condivisa tra team funziona come uno di quei contatti occasionali: serve a rendere la conoscenza facile da trovare e a indicare la persona giusta, non a sostituire la conversazione.
Rendere la conoscenza di un team leggibile dagli altri
Quattro cambiamenti che non richiedono software nuovo. Ognuno abbassa il muro contro cui sbatte chi sta fuori.
- Invece diAprire il canale del team a tutta l'azienda
- ProvaLascia la discussione dov'è e pubblica l'esito: cosa è stato deciso, quando e da chi. Agli altri team serve il risultato, non i quaranta messaggi che lo precedono.
- Invece diScrivere per chi era presente
- ProvaSpiega nomi in codice, sigle e gergo del team la prima volta che compaiono. È il primo muro contro cui sbatte chi sta fuori, e chi scrive non lo vede più.
- Invece diUna pagina anonima
- ProvaChiudi con un nome. Per tutto ciò che è complesso, la cosa più utile che una pagina può fare è dire a chi legge con chi parlare.
- Invece diUn nuovo portale che le persone devono ricordarsi di visitare
- ProvaMetti la pagina dove le persone cercano già — la intranet, SharePoint, l'assistente a cui già fanno domande — con permessi che la rendano leggibile agli altri team.
Pagine come queste di solito stanno in un posto solo: un wiki aziendale. Il problema successivo è tenere corrette quelle pagine quando altri team ci fanno affidamento.
Dove entra in gioco SecondBrain 365
La terza strada, senza che nessuno scriva due volte
Nel team Platform
Email · Marco Bianchi · 2 aprFrancoforte è pronta. Spostiamo i clienti UE su FRA2 dopo il freeze di aprile.
Weekly Platform · 3 apr · trascrittaDeciso: i clienti UE migrano il 12 maggio. APAC resta dov'è.
- Chat del team · 4 apr
Nota: per il cutover servono due ore.
Le conversazioni restano nel team
KB Platform › Residenza dati
Dati dei clienti UE su FRA2
- Cosa
- I dati dei clienti UE passano alla region di Francoforte, FRA2
- Quando
- 12 maggio, finestra di manutenzione di due ore
- Deciso
- Weekly Platform, 3 aprile
- Chiedi a
- Marco Bianchi
Sales — un altro team
Quando migrano i nostri clienti UE alla nuova region?
Risposta dalla pagina
Il 12 maggio, su Francoforte (FRA2). Deciso dal team Platform il 3 aprile — i dettagli li sa Marco Bianchi.
Solo se il team Sales può leggere la pagina
L'agente ha una propria identità e una propria email aziendale nel tuo Microsoft 365: un team lo mette in copia in un'email, lo invita a una riunione Teams, lo aggiunge a un gruppo Teams o condivide con lui un documento. A partire da quello che gli viene mostrato scrive pagine in una knowledge base sul sito SharePoint del team, collega le pagine correlate e mette in evidenza le persone, i clienti e le sigle che vi compaiono.
Solo i membri del workspace del team possono dargli materiale. Le conversazioni restano dove erano; ciò che ne esce è la pagina. Puoi richiedere un'approvazione prima che venga scritta qualsiasi cosa, e ogni pagina resta modificabile.
Chi può leggere le pagine lo decidono i normali permessi di SharePoint, come già fai. Le pagine possono anche essere una fonte per Microsoft 365 Copilot, che mostra alle persone solo ciò che hanno il permesso di vedere (documentazione Microsoft): così un collega di un altro team che ha accesso alla pagina può avere la risposta senza nemmeno sapere che la pagina esiste.
Sa solo quello che gli viene mostrato: una decisione presa in corridoio non attraversa nessun confine finché qualcuno non la mette per iscritto dove l'agente può leggerla. Il meccanismo è spiegato in come SecondBrain 365 trasforma una conversazione in una pagina; un caso tipico sono le decisioni di prodotto leggibili da sales e supporto.
Il tentativo di Microsoft di portare la conoscenza di un team a tutti gli altri si chiamava Viva Topics, ritirato nel 2025: cosa ha lasciato nel tuo tenant Microsoft 365, e cosa ne colma il vuoto.
FAQ
Domande sulla condivisione della conoscenza tra team
Più che altro dove si mette l'accento. Una knowledge base è l'insieme di pagine che rispondono a domande; una piattaforma di knowledge sharing è l'intero percorso con cui la conoscenza va da chi ce l'ha a chi ne ha bisogno, che di solito comprende una knowledge base. La distinzione conta perché una knowledge base condivide solo ciò che qualcuno ci ha messo dentro.
Non aprendo a tutti le conversazioni di ogni team: così la parte utile finisce sepolta. Pubblica gli esiti (decisioni, date, responsabili) dove gli altri team cercano già, scrivili in modo che li capisca anche chi sta fuori, indica la persona a cui chiedere, e fai in modo che registrarli sia parte del lavoro e non un compito per dopo.
Facendo in modo che condividere costi meno che non farlo. Le persone spiegano già le cose di continuo, a chi glielo chiede; quello che saltano è riscriverle una seconda volta per lettori che non incontreranno mai. Raccogliere la spiegazione dove è stata data la prima volta funziona meglio che chiederne una seconda versione.
Permessi che separino chi contribuisce da chi legge, così un team può tenere private le proprie discussioni e pubblicarne comunque il risultato. Una ricerca che funzioni dove le persone cercano già. Pagine che dicano chi ha deciso e a chi chiedere. E un modo di far entrare la conoscenza che non dipenda da qualcuno che trova un pomeriggio libero.
No. SecondBrain 365 scrive pagine a partire dalle conversazioni in cui i membri di un workspace lo coinvolgono; le conversazioni restano dove sono. Chi può leggere le pagine si imposta con i permessi SharePoint che hai già, e solo i membri del workspace possono inviare qualcosa all'agente.
No. Le pagine stanno in SharePoint, nel tuo tenant Microsoft 365, e le persone le leggono come qualsiasi altra pagina SharePoint, oppure chiedono a Microsoft 365 Copilot, che può rispondere a partire dalle pagine a cui hanno accesso.