Per i team HR
A questa domanda hai già risposto. Quattro volte, questa settimana.
Il tuo team la knowledge base HR la scrive già, una risposta alla volta. Solo che finisce nella casella di posta di una persona, e non dove il prossimo andrà a cercarla. SecondBrain 365 è un agente AI con un suo indirizzo email, dentro il tuo Microsoft 365: inoltragli quella risposta e diventa una pagina della knowledge base.
Scopri come aiuta i team HR nel lavoro di ogni giorno, partendo dalle domande che le persone ti fanno già.
Alle risorse umane non manca il portale
Il portale ce l'hanno quasi tutte le aziende. Quello che manca sono i venti minuti dopo aver risposto alla domanda di un dipendente: quelli in cui qualcuno dovrebbe trasformare quella risposta in una pagina. Così la risposta resta in una casella di posta, e la domanda torna il mese dopo, da qualcun altro.
94%
delle organizzazioni ha già un portale per i dipendenti. Due terzi lo hanno personalizzato e integrato con i propri sistemi.
Benchmark ScottMadden + APQC HR Shared Services, 2023 — grandi aziende, 80% Nord America
~15
richieste al giorno per addetto di primo livello di un HR service center (valore mediano); circa 26 nel quartile superiore.
Stesso benchmark, valori mediani e del quartile superiore
60%
dei dipendenti dice che ottenere informazioni essenziali è difficile o quasi impossibile.
Panopto/YouGov 2018 — n=1.001 dipendenti USA in aziende con oltre 200 persone
Sono benchmark americani, e lo diciamo chiaramente. Il fenomeno è lo stesso anche da noi; i numeri, però, sono stati misurati altrove.
Tutto il processo
Inoltra la risposta. Il processo è tutto qui.
La risposta che il tuo team ha scritto con cura sul congedo parentale era già, di fatto, la pagina della policy. Basta inoltrarla all'agente perché lo diventi davvero: niente template, niente editor, nessun progetto di portale HR.
La risposta è già scritta
Qualcuno del tuo team l'ha spiegata bene, con parole semplici, a un collega. È quella la versione da tenere: molto meglio del PDF della policy che nessuno apre.
Scritta con le parole di chi chiede
Una knowledge base nata da domande vere usa le parole che i dipendenti usano davvero: «se sono in malattia, quando mi pagano?», non «regolamento sul trattamento economico dell'assenza per malattia».
E Copilot risponde da lì
Le pagine sono normali pagine SharePoint: il collega che ti avrebbe scritto un'email trova la risposta da solo.
RE: parental leave — how much notice do I need to give?
From: HR · 9 Sep
Hi Giulia — you need to give us three months' notice in writing.
The form is on the portal under Leave, and it goes to your manager first.
Pay is full salary for the first month, then statutory.
If the dates move later you can change them once, up to 30 days before.
Pick a record to see where it came from.
One forwarded reply, three entries the next person finds — in the words your team actually used. Press one to see the line it came from.
Se la tua azienda usava Viva Topics, sai che metteva in ordine risposte già presenti in SharePoint; le risposte migliori delle risorse umane, però, stanno nelle email. Cerchi un'alternativa a Viva Topics?
Un caso concreto
La policy è cambiata. La pagina no.
Due anni fa — Viene scritta la policy sul lavoro da remoto: due giorni a settimana, da concordare con il proprio responsabile.
Questa primavera — Diventano tre, annunciati a tutta l'azienda in riunione e confermati via email. La pagina sulla intranet non la tocca nessuno.
Subito dopo — L'agente aveva letto tutte e due: la pagina e l'email. Cosa fa lo vedi qui accanto: chiede, perché decidere quale policy è in vigore non è compito suo.
Policy page · Mar 2024 · Intranet — Remote work
Employees may work remotely two days per week.
Elena Conti · 14 Apr · All-hands follow-up
From May, remote work goes to three days per week.
SecondBrain 365Agent
Two answers on remote working
The policy page says two days per week. April's announcement says three days per week. Which one is in force?
Days per week:two days per week
Until someone decides, the page keeps two days per week and the alert stays open.
Nobody was re-reading the intranet. Two people asking the same question this month would have got two different answers, depending on which one they found.
Non ti diremo quanto costano le policy che si contraddicono: nessuna ricerca seria lo misura, e i numeri che circolano non reggono a una verifica. Il rischio lo conosci già: due dipendenti, la stessa domanda, due risposte diverse, nello stesso mese.
Cosa entra, cosa esce
Le fonti su cui il tuo team lavora già. Niente da adottare, nessun progetto di portale HR da avviare.
Entra
Le domande inviate alla casella HR, e le tue risposte
Il canale Teams dove arrivano le domande veloci
I documenti di policy che hai già
Materiale per i nuovi assunti, manuali, accordi
Esce
- Pagine di policy scritte con le parole di chi ha fatto la domanda
- Una FAQ fatta di domande vere, non inventate a tavolino
- Checklist di onboarding che rispecchiano quello che succede davvero
- Ogni risposta con la sua data, così vedi cosa è superato
- Un avviso quando due documenti dicono cose diverse
⚠️ Condizioni contrattuali, provvedimenti disciplinari e tutto ciò che è personale restano fuori: sei tu a scegliere cosa condividere con l'agente, e una knowledge base HR parla di policy, non di persone.
Cosa cambia in un anno
I nuovi assunti ti fanno meno domande
Non perché gliel'hai chiesto tu, ma perché la risposta c'è già, nel primo posto in cui vanno a guardare.
Il sapere del team non è di una persona sola
Il collega che sa davvero come funziona il fondo pensione non ci sarà per sempre.
Una versione sola, con la sua data
Quando un auditor o la RSU chiede qual era la policy a marzo, c'è una risposta, con la sua data.
FAQ
Le domande dei team HR
L'agente vede solo ciò che qualcuno decide di condividere con lui — un'email inoltrata, un documento, un canale a cui è stato aggiunto. Niente viene letto in automatico e nessuna casella di posta viene collegata. La regola pratica è quella che useresti con un collega: inoltra la risposta sulla policy del congedo parentale, non la conversazione sulla situazione di una persona in particolare. E tutto resta nel tuo tenant Microsoft 365, con i permessi e le regole di conservazione che hai già.
Il portale ce l'hanno quasi tutti — nel benchmark che citiamo, il 94%. Quello che al portale manca è il modo di farci arrivare la risposta di oggi. Qui il lavoro di scrittura sparisce: basta inoltrare la risposta che il tuo team ha già mandato, e diventa una pagina. Il portale resta dov'è: smette solo di essere vecchio.
Tu. Attiva l'approvazione e niente entra nella knowledge base finché qualcuno non dà l'ok: per le risorse umane è l'impostazione più sensata, perché una pagina su cui le persone fanno affidamento ha un peso. E quando l'agente trova due documenti che non concordano, chiede invece di scegliere: quale policy è in vigore non lo decide un agente.
A rigore, non è scritta dall'AI: è la risposta che il tuo team ha già dato, conservata. Le parole sono di una persona del team HR, la pagina dice quando è stata scritta e, se hai attivato l'approvazione, chi l'ha approvata. È una tracciabilità che oggi quasi nessuna pagina della intranet può vantare.
Sì, ed è lo schema più comune — un workspace per reparto, ognuno con le sue regole e i suoi membri. Ufficio legale, acquisti, qualità: il meccanismo è identico, e le knowledge base restano separate perché lo sono i workspace.
Gli altri casi d'uso
Stesso agente, stesso meccanismo. Cambiano solo le istruzioni che gli scrivi per quel lavoro: una pagina in linguaggio naturale, il file di contesto.
Project management
Smetti di rincorrere i colleghi per sapere a che punto sono: chiede l'agente, e il piano resta aggiornato
Product management
Perché il prodotto è fatto così, messo per iscritto mentre lo decidi
IT service desk
Inoltra all'agente la risposta che hai appena dato: la documentazione si scrive da sola
Audit ISO
Evidenze registrate sul momento, non ricostruite il mese prima dell'audit
Gare d'appalto
Le scadenze del bando estratte dalla documentazione, e i solleciti fatti al posto tuo
Onboarding e offboarding
Chi lascia l'azienda si porta via meno. Senza promettere l'impossibile