Come funziona
Metti in copia l'agente AI. La knowledge base la scrive lui.
Aggiungi un indirizzo email alle conversazioni che hai già. L'agente le legge, scrive la knowledge base del progetto su SharePoint, dentro il tuo Microsoft 365, e ti avvisa quando due cose che avete scritto si contraddicono.
Un solo indirizzo, tanti posti in cui ascolta
L'agente ha un'email aziendale come qualsiasi collega. Mettilo in copia in un thread, invitalo a una riunione, aggiungilo a un gruppo Teams, condividi con lui un documento: ovunque lo coinvolgi, quello che viene detto lì diventa una pagina della knowledge base, sul tuo SharePoint.
Scattered
The agent
Structured
Project ArielDecisions /
Project timeline
linkedGo-live set for 15 September, agreed at kickoff.
Dependency: ACME data by August.
Decisions /
Test results
Migration test passed on staging.
A second run on production is required before go-live.
Decisions /
Requirements
linkedExport and user permissions, from the kickoff thread.
Decisions /
Deadlines
Clarification window: 11 days from publication.
Decisions /
Open decisions
Which go-live date holds — waiting on the team.
Everything already said in Outlook, Teams and SharePoint, turned into a knowledge base that links itself.
L'agente AI ha tre compiti
Due li svolge da solo: uno mentre lavori, l'altro senza che nessuno glielo chieda. Il terzo dipende da te: le regole che segue le scrivi tu.
Mette per iscritto quello che viene detto
Email, riunioni, chat e documenti diventano pagine della knowledge base su SharePoint, scritte nel modo che hai chiesto tu.
Si fa sentire quando i conti non tornano
Quando due contenuti si contraddicono te lo segnala su Teams e chiede quale dei due vale. Nessuno deve andarselo a cercare.
Le regole le cambi tu
Come scrive e cosa tiene d'occhio sono scritti in un file in linguaggio naturale, che modifichi tu. Nessun ticket da aprire con noi, niente consulenti, niente attese.
Mentre lavori
Mette per iscritto quello che viene detto
Tu non scrivi niente e non sposti niente. Lo coinvolgi nelle conversazioni che avresti fatto comunque.
New messageCompany directory
Recap of the kickoff: go-live is 15 September…
Mettilo in copia: legge tutto il thread, non solo il tuo messaggio.
Riunione
Invitalo: se la riunione viene trascritta, ne ricava i contenuti.
Chat
Aggiungilo al gruppo Teams e segue la conversazione.
Documenti
Condividili nel workspace e diventano parte della knowledge base.
Decidi tu quando coinvolgerlo, esattamente come faresti con un collega.
Quando nessuno glielo chiede
Si fa sentire quando i conti non tornano
È la parte che nessun collega fa davvero: rileggere quello che si era deciso mesi fa e accorgersi che oggi lo stiamo contraddicendo.
A febbraio si dice una cosa. A maggio un'altra.
A febbraio il team fissa la data del go-live. A maggio, in una riunione che nessuno collega alla prima, qualcuno cita una data diversa. L'agente se ne accorge e manda un avviso su Teams: quale delle due vale lo decidi tu.
È il controllo che quasi nessuna knowledge base riceve, e la sua mancanza è il motivo per cui le knowledge base aziendali invecchiano.
Anna Bianchi · 12 Feb · Project kickoff
Kickoff done. Go-live confirmed for 15 September.
Marco Realli · 9 May · Progress meeting
We'll slip to November anyway, let's not stress the team.
SecondBrain 365Agent
Inconsistency on the go-live date
The timeline says 15 September. Today's meeting mentioned November. Which one holds?
Go-live:15 September
Until someone decides, the page keeps 15 September and the alert stays open.
Nobody was re-reading February's minutes. The agent was — and it asks the team instead of deciding for them.
Contraddizioni
Quello che hai appena visto: entrambe le fonti allegate, e la decisione lasciata a te.
Attività
Le attività citate in riunione finiscono in una lista, con il nome di chi se ne occupa.
Scadenze
Un promemoria quando si avvicinano, e una verifica che siano state rispettate davvero.
Quando vuoi
E le regole le cambi tu
Come scrive e cosa tiene d'occhio non sono impostazioni che configuriamo noi per te: sono scritte in un file di contesto: una pagina in linguaggio naturale dentro il workspace. Dalle stesse conversazioni, un progetto software e un team di prodotto vogliono pagine diverse: quello che cambia non è il software, è quel file.
—Keep one folder for meeting recaps, written as decisions and next steps.
—Keep user requirements separate from test results.
—Maintain a timeline page, and flag it when a date changes.
Plain language. Rewrite it whenever the project changes.
Meeting recaps
- Kickoff — 12 Feb
- Progress — 9 May
Requirements
- Export — user requirements
Test results
- Migration test — staging
Timeline
- Project timeline
—Keep a feature list, and a description page for each feature.
—Maintain a roadmap page, grouped by quarter.
—Link every feature to the decisions that shaped it.
Plain language. Rewrite it whenever the project changes.
Features
- Export
- Bulk import
Feature pages
- Export — scope and behaviour
Roadmap
- Roadmap — by quarter
Decisions
- Why export is workspace-wide
Same agent, same sources. The structure changes because the rules changed — and you rewrite them the day the project changes, not by filing a ticket.
Nessun ticket, nessun consulente
Non apri una richiesta con noi e non aspetti un preventivo. Modifichi il file in SharePoint, come qualsiasi altra pagina, e da quel momento l'agente segue le regole nuove.
Linguaggio naturale, non configurazione
«Una cartella per i verbali delle riunioni, una per i requisiti.» Non c'è uno schema da imparare e niente da riconfigurare: se sai spiegare il lavoro a un nuovo collega, sai scrivere questo file.
Un solo agente, per tutti i casi d'uso che ti servono
Lo stesso agente segue un progetto software, una knowledge base HR o la risposta a una gara d'appalto. Il file gli dice che lavoro sta facendo in quel workspace.
Il workspace
Un gruppo Teams, un sito SharePoint, un agente
Quando crei un workspace ottieni tre cose insieme. Le prime due le conosci già: sono gli strumenti che il tuo team usa ogni giorno.
A workspace is three things. Two of them you already have.
Where your people already collaborate.
- The channels the team already uses
- The people you decide belong to this workspace
- The files they already share there
- The agent, added as one more member
Nothing moves and nothing changes. Your team keeps working where it works.
Where documents and the knowledge base live.
The only new thing: an identity and an email address.
- Its own identity in your Entra ID
- Its own company email address — the one you put in Cc
- The context file with your rules
- Access to exactly this workspace, and nothing else
This is the whole adoption cost: one address to put in Cc, one invitation to a meeting.
Two of the three parts are the ones you already pay Microsoft for. The third is an email address. That is what “nothing to integrate” means in practice.
La knowledge base come fonte
E poi la interroghi. Anche da Copilot
La knowledge base non è un archivio da consultare ogni tanto: è il posto dove le tue domande trovano risposta, che tu le faccia all'agente o a Microsoft 365 Copilot.
- Da Copilot
- I contenuti stanno in SharePoint, quindi Microsoft 365 Copilot li vede come tutto il resto del tuo tenant, e lo stai già pagando. Copilot risponde, l'agente scrive: ecco perché una knowledge base AI ha bisogno di tutti e due.
- Dall'agente
- Chiediglielo direttamente: risponde in base alla knowledge base del progetto e cita la pagina da cui ha preso la risposta.
- Dalla dashboard del workspace
- Lo stato di avanzamento del progetto e i documenti generati, costruiti a partire dalla knowledge base.
Viva Topics faceva una versione più limitata di questo lavoro: la sua AI compilava le pagine degli argomenti, ma solo da quello che era già in SharePoint, mai da email o riunioni. E Microsoft l'ha ritirato. Il confronto riga per riga è in Cosa sostituisce Viva Topics su Microsoft 365.
Non entra niente senza che qualcuno dica sì
Il passaggio di approvazione è facoltativo, ma c'è: il project manager, o il team, convalida quello che l'agente propone prima che entri nella knowledge base. E tutto resta modificabile a mano, come qualsiasi pagina SharePoint.
L'agente propone. Le persone decidono. Quest'ordine non cambia mai.
Sicurezza e governance
I tuoi dati non escono. Mai.
SecondBrain 365 vive dentro il tuo tenant Microsoft 365. Non esiste un «nostro server» da cui passano le tue conversazioni: gli assistenti AI per le riunioni le elaborano sulla loro infrastruttura, noi non avremmo nemmeno dove metterle.
- Identità
- Assistenti AI generalistiUn account nella console del fornitore
- SecondBrain 365Il tuo Entra ID, come qualsiasi dipendente
- Criteri di accesso
- Assistenti AI generalistiQuello che il fornitore supporta
- SecondBrain 365Il tuo Accesso condizionale, invariato
- Compliance e audit
- Assistenti AI generalistiLa loro dashboard, se ce l'hanno
- SecondBrain 365Purview, dove guardi già
- Classificazione
- Assistenti AI generalistiRifatta da capo per ogni strumento
- SecondBrain 365Etichette di riservatezza ereditate da SharePoint
FAQ
Le domande che ti farà il reparto IT
Nel tuo tenant Microsoft 365, nell'area geografica che hai già scelto. La knowledge base è un sito SharePoint di tua proprietà: se domani chiudi il contratto con noi, i contenuti restano dove sono e restano tuoi.
No. I tuoi contenuti servono a rispondere alle tue domande e a scrivere la tua knowledge base, non ad addestrare modelli. Non vengono messi insieme a quelli di altri clienti.
Quello che viene condiviso con lui dentro un workspace: i thread email in cui è in copia, le riunioni a cui è invitato, il gruppo Teams di cui fa parte, i documenti caricati lì. Non ha nessun permesso per cercare nel resto del tuo tenant.
Disabiliti l'identità dell'agente in Entra ID, come qualsiasi altro account. La knowledge base che ha prodotto resta in SharePoint, leggibile e modificabile: niente di tuo resta in ostaggio.
L'agente opera come un'identità del tuo tenant, quindi la sua attività compare nei log di audit di Microsoft 365 insieme a quella di tutti gli altri. La controlli con Purview, dove guardi già.